15. September 2015Tags: Keine Kommentare Simon Krüger

Hier finden Sie Teil 1.

Wie kann man Meetings effizienter gestalten? Nachdem die richtigen Rahmenbedingungen für ein Meeting geschaffen wurden, sollte auch der Ablauf einer bestimmten Struktur folgen. Das gelingt mit dem „ABEF“-Prinzip.

Das „ABEF“-Prinzip

Ein Meeting, zu dem es kein Protokoll gibt, hat nicht stattgefunden. Das gilt für ein offizielles Gespräch unter vier Augen genauso wie für Meetings mit zwanzig Personen. Protokolle haben die Funktion objektiv zusammenzufassen, was erreicht wurde, welche Vereinbarungen getroffen und welche Ergebnisse erarbeitet wurden. Daher kann das Protokoll als objektives Werkzeug der Führung und Steuerung nur während des Meetings angefertigt werden. Wird das Protokoll im Nachhinein zusammengeschrieben, ergibt es lediglich ein Selbstbild des Protokollanten.

Um das oben beschriebene Gefühl, zwar gesprochen, aber keine greifbaren Ergebnisse erzielt zu haben, zu vermeiden, kann unter anderem die „ABEF“-Methode, eine Weiterentwicklung des „Action-Item-Protokolls“ angewandt werden. „ABEF“ steht für Aufforderung (Aktion), Beschluss, Empfehlung, Feststellung.

Die Aufforderung/Aktion:

• • Eine klar definierte, abgegrenzte Handlungsaufforderung, die eine bestimmte Person/einen bestimmten Personenkreis, verpflichtet zu handeln.
  • Eine Aufforderung zu einer Aktion erfordert immer die Zustimmung des Betroffenen! Eine Aufgabenzuweisung an eine Person, die nicht vor Ort ist, darf es nicht geben.
  • Für die Fertigstellung wird im Protokoll ein eindeutiger Endtermin festgehalten.

Ein Beschluss:

• • Ein Beschluss erfordert die Einigung aller Beteiligten und ist für alle verbindlich.

Eine Empfehlung:

• • Eine Empfehlung darf ausgesprochen werden, wenn der Betroffene nicht anwesend ist.
  • Eine Empfehlung darf auch einseitig ausgesprochen werden.
  • Eine Empfehlung erfordert daher keine Einigung und ist auch nicht verpflichtend.

Die Feststellung:

• • Gibt Tatsachen, Sachverhalte oder Sichtweisen einzelner Betroffener wieder.
  • Darf einseitig ausgesprochen werden.
  • Eine Feststellung erfordert daher weder eine Einigung noch ist sie verpflichtend.

Der Protokollaufbau

• • Fortlaufende Nummerierung
  • Art des Ergebnisses („ABEF“)
  • Wer ist davon betroffen?
  • Schlagwort (damit in einem langen Protokoll bestimmte Einträge schnell gefunden werden können)
  • Text zum Ergebnis
  • Datum der Erledigung (bei Aufforderungen/Aktionen)

Das richtige Protokollieren

Direkt mitschreiben!
Alles, was im Nachhinein frei aus dem Kopf protokolliert wird, zeigt nur das Bild der eigenen Wahrnehmung.

Vollständige, verständliche Sätze schreiben!
Was nützt einem der Protokolleintrag „Schnittstelle Online-Shop und CRM einrichten“? Nichts. Der Projektleiter hat etwas ganz anderes im Kopf als der Techniker oder der Vertrieb. Auch geht daraus nicht hervor, was jetzt passieren soll. Sollen nur weitere Überlegungen angestellt werden? Soll eine Schnittstelle programmiert werden? Handelt es sich um einen Punkt der Agenda für das nächste Treffen?

Passivformulierungen vermeiden!
Anstatt „Es wurde entschieden, dass jemand …“, besser: „Herr Mustermann hat entschieden, dass Frau Müller …“

Auf unklare Ansprachen verzichten!
Anstatt „Es wurde festgestellt“, „Es muss geprüft werden“ – Wer hat festgestellt? Wer muss prüfen?

Hilfsverben und Konjunktionen ersetzen!
Anstelle von „Herr Müller sollte“ oder „Frau Mustermann müsste“ klar darstellen, ob es sich nur um Wünsche oder um klare Verpflichtungen handelt.

Zum Ende des Meetings Protokoll durchsprechen!
Der Protokollant liest das Protokoll am Ende des Meetings öffentlich vor, damit alle Beteiligten hören, was festgehalten wurde.

Das Protokoll zugänglich machen!
Je nach definierter Kommunikationsplanung wird das Protokoll im Projektordner veröffentlicht oder über einen definierten Verteiler gesendet.