23. Juni 2015Tags: Keine Kommentare Simon Krüger

In unserer Serie „Kommunikationsmatrix“ werden wir in 3 Teilen in den formalen Aufbau und die Anwendung der Matrix einführen und es schließlich mit dem RACI-Modell verknüpfen.

Ziel und Zweck der Kommunikationsmatrix

Als „Kommunikation“ wird der Austausch oder die einseitige Übertragung von Wissen, Erkenntnissen, Erfahrungen und Informationen verstanden. Je reibungsloser, störungsfreier und zielgerichteter die Kommunikation innerhalb einer Projektumgebung und derer Schnittstellen abläuft, desto erfolgreicher verlaufen alle weiteren Prozesse, die auf einen Informationsinput angewiesen sind.

Wenn von einer Kommunikationsmatrix gesprochen wird, muss bereits eine Kommunikationsplanung seitens der Projektleitung durchgeführt worden sein – die Kommunikationsmatrix ist der Output dieser Planung.

Die Kommunikationsplanung umfasst die Feststellung der Informations- und Kommunikationsbedürfnisse der Stakeholder und des Projektteams, genauso, wie das Festlegen (Projekt) intern-interner sowie intern-externer Kommunikationswege. All dieses wird in einer Kommunikationsmatrix festgehalten.

Wege und Ebenen der Kommunikation

Dieses kurze Kapitel sollte nicht übersprungen werden: Es dient dem besseren Verständnis, warum die Kommunikation so abläuft, wie sie abläuft. Ich halte mich kurz … versprochen!

Kommunikationswege:

Beidseitige, nicht zielgerichtete Kommunikation

Darunter versteht man das, was im Allgemeinen unter „Tratsch und Klatsch“, „Smalltalk“ oder „Flurfunk“ verstanden wird.
Beispiel: „Blabla Wetter blabla Chef blabla Fußball…“

Beidseitige, zielgerichtete Kommunikation

Eine in beide Richtungen zielgerichtete Kommunikation entsteht dann, wenn der Kommunikationssender ein konkretes Anliegen hat, welches der Kommunikationsempfänger lösen kann. Beispielsweise: „Kannst du mir die Telefonnummer von XY nennen?“ – „Klar, das ist die […].“

Einseitige, zielgerichtete Kommunikation (oder Delegation)

Eine Kommunikation ohne direkte zielführende Antwort, welche auch als „Delegation“ bezeichnet wird. Ein Kommunikationsweg, der übermäßig hierarchisch absteigend verfolgt wird.
Beispiel: „Herr XY, schicken Sie mir Präsentation ABC bis 13.00 Uhr zu!“

Ebenen der Kommunikation:

Vorweg: Es gibt weit mehr Einflüsse auf die Kommunikation als die hier dargestellten. Diese sind jedoch im Projektalltag in meinen Augen am wichtigsten.

Sachebene

Auf der Sachebene werden über direkte Sprachmittel wie Worte, Schriftstücke und Grafiken über bestimmte Kanäle wie E-Mails, Telefonate etc. bewusst konkrete, rationale Inhalte übergeben.

Beispiel einer reinen Sachinformation: „Herr Müller kam am 01.01.1979 10 Minuten zu spät zur Arbeit.“

Wissenschaftler haben übrigens herausgefunden, dass männliche Kommunikationssender und
-empfänger überwiegend auf der Sachebene kommunizieren.

Emotionale Ebene

Auf der emotionalen Ebene kommen zu der eigentlichen Informationsgrundlage, bei persönlichem Austausch, indirekte Sprachmittel hinzu wie die unterbewusste Körpersprache, Gestik, Mimik sowie bei allen Gesprächen Tonlage und Tonfall.

Weiterhin werden auf der emotionalen Ebene – daher kommt auch die Bezeichnung – Gefühle um die eigentliche Information modelliert. Diese verändern die eigentliche Information im Maße der eigenen Zu- oder Abneigungen, der Empathie oder auch des Orts und des Gegenübers der Kommunikation.

Am Beispiel derselben Sachinformation, mit einer Abneigung gegen Herrn Müller, könnte sich das Gesagte dann so anhören: „Weißt du schon, der (Herr) Müller kam am 01.01.1979 schon wieder viel zu spät – wird Zeit, dass da mal jemand eingreift!“

Aufgrund der persönlichen Abneigung wurde die Sachinformation „10 Minuten“ weggelassen und das Gesagte dramatisiert.

Weibliche Kommunikationssender und -empfänger kommunizieren übrigens laut der oben genannten Studie im Gegensatz zu Männern tendenziell eher auf der emotionalen Ebene.

Strukturelle Ebene

Die dritte Ebene ist die strukturelle Ebene, auf welcher sich Zeit, Ort, Hierarchie, Normen, Werte und formelle Aspekte auf die Kommunikation auswirken.

Zu Hause auf der Couch mit dem Partner wird über exakt dieselbe Information komplett anders kommuniziert als mit dem Vorgesetzten in der Firma.