12. September 2017Tags: Keine Kommentare Simon Krüger

Jeder weiß es, keiner macht es. Bei der Erledigung Ihrer Arbeitsaufgaben tappen Sie regelmäßig in die gleiche Falle. Ohne Struktur versuchen Sie dem Arbeitsberg auf dem Schreibtisch zwanghaft gerecht zu werden. Grund für diese Vorgehensweise ist häufig, dass im Job schnell der Eindruck entsteht, dass „alles wichtig ist“. Lassen Sie sich von diesem Gefühl nicht täuschen. Denn auf jedem Schreibtisch finden sich auch Aufgaben, die Sie getrost mit dem Stempel „unwichtig“ versehen können und zu einem späteren Zeitpunkt erledigen können. Und genau hierum geht es: Prioritäten setzen. Das Wort „prior“ stammt aus dem Lateinischen und heißt nicht etwa wichtiger, sondern „früher“. Wer also Prioritäten setzt, der entscheidet sich für eine zeitliche Festlegung und eine Kategorisierung unterschiedlicher Arbeitsabläufe. Wir verraten Ihnen wie Sie mit drei einfachen Schritten lernen, sinnvoll Prioritäten zu setzen, um Ihre Arbeitsziele schneller zu erreichen.

Erst denken, dann handeln

Vermeiden Sie das sogenannte „Chicken Management“, das wortwörtlich das Herumpicken in einzelnen Aufgaben bedeutet. So erlangen Sie vielleicht einen Überblick, aber Abschlüsse einzelner Aufgaben rücken mit diesem Prinzip in weite Ferne. Besser ist es, wenn Sie Ihre Aufgaben unterschiedlichen Kategorien zuordnen.

Verwenden Sie hierfür das Eisenhower-Prinzip. Arbeitsaufgaben werden bei dieser Methode nach wichtig und dringend unterschieden.

Das Prinzip gehört zu den bekanntesten Systemen des Selbstmanagements. Allerdings scheitert es in der Praxis häufig an der richtigen Umsetzung. Wie bei jedem Werkzeug zählt nicht, es dabei zu haben, sondern es korrekt anwenden zu können. Der Trick zur richtigen Anwendung liegt darin, zuerst in einem Brainstorming die Aufgaben einer gesamten Woche zu sammeln. Aus dieser Liste weisen Sie die Aufgaben den folgenden Kategorien der Reihenfolge nach zu:

Aufgaben „Lebenswichtig!!“: Die Aufgaben sind wichtig, aber momentan nicht dringend. Es besteht (noch) kein Termindruck. Setzen Sie sich persönlich eine Deadline für die Erledigung derartiger Aufgaben.

Beispiel: Optimierungsprozesse zur Verbesserung von internen Abläufen.

Aufgaben „Nur ICH“: Die Aufgaben sind wichtig und dringend zugleich. Sie müssen umgehend von Ihnen persönlich erledigt werden.

Beispiel: Ein Projekt muss bis Morgen abgeschlossen sein, sonst stehen Vertragsstrafen bevor.

Hier geschieht häufig der Fehler, dass jede Aufgabe als eine „das-kann-nur-ich-Aufgabe“ eingeschätzt wird. Gehen Sie also erneut durch die zweite Kategorie und überlegen gezielt, welche Aufgaben davon auch an einen Kollegen oder Mitarbeiter delegiert werden können.

Aufgaben „Für das Team“: Diese Aufgaben sind nicht wichtig aber dringend. Hierzu zählen Aufgaben des täglichen Geschäfts, die delegiert werden können und nicht persönlich von Ihnen erledigt werden müssen.

Beispiel: Organisation einer Dienstreise oder eines Team-Events.

Aufgaben „Mülleimer“: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Eine Missachtung der Aufgaben führt zu keinerlei Konsequenzen.

Beispiel: Die Verschönerung Ihres eigenen Büros durch Bilder oder Pflanzen.

Alles, was jetzt noch auf Ihrer Wochenliste übrig ist, sollte problemlos hier eingeordnet werden können. Im Zweifel muss die Aufgabe ja nicht in die Mülltonne fliegen. Sie können diese Aufgaben für ruhige Zeiten sammeln, z.B. für einen Brückentag im Büro.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Spaß damit.

Ihr Henryk Lüderitz