16. November 2018Tags: Keine Kommentare Simon Krüger

In diesem letzten Teil der Blogreihe möchten wir explizit auf die Implementierung und Sicherstellung von Change-Management Prozessen eingehen. Auch der Schlüsselfaktor Kommunikation wird an dieser Stelle aufgegriffen.

Die reine Abarbeitung des erstellen Umsetzungsplans ist keinesfalls ausschlaggebend für einen erfolgreichen Change-Management-Prozess. Während der Implementierung befindet sich das Vorhaben noch immer in der Veränderungsphase, geht jedoch über, in die Phase der Stabilisierung. Die Partizipation aller Beteiligten steht demnach im Vordergrund. Dies bedeutet, dass die einzelnen Implementierungsschritte bzw. die Umsetzung von Teilprojekten gesteuert und die Change-Agents laufend qualifiziert werden müssen. Eine kontinuierliche Abfrage der Resultate sowie die Kommunikation erster Ergebnisse, die auch als „Quick Wins“ bezeichnet werden, zeigen den beteiligten Personen die Entwicklung und erste Erfolge auf. Zugleich muss durch Konsequenz und Kontrolle, durch die Einhaltung des Zeit- und Umsetzungsplans und durch die Beteiligung der Führungsebene, die Dringlichkeit der Veränderung permanent demonstriert werden. Die Herausforderungen bei der Implementierung sind folglich die Sicherung der Motivation und die Beteiligung der Mitarbeiter, sowie das dauerhafte Informieren durch eine vertrauensvolle Kommunikationspolitik.

Der Erfolgsfaktor Kommunikation zielt darauf ab, die weichen Faktoren während des Change-Management-Prozesses zu bedienen. Konkret bedeutet dies, auf die Gefühle und Emotionen oder auch auf die Widerstände und Ängste der Betroffenen einzuwirken und zu reagieren. Ziel der Kommunikation ist demnach, die Emotionen der Beteiligten zu lenken, was bedeutet, negative Emotionen gegenüber der Veränderung abzubauen und gleichzeitig eine positive Einstellung zu erzeugen. Kommunikation ist als Instrument zur Schaffung von Akzeptanz und des Notwendigkeitsempfindens einzusetzen. Der Informationsfluss muss also systematisch gesteuert werden. Alle Beteiligten müssen dauerhaft in den Prozess eingebunden werden, was permanentes Informieren, Involvieren und auch Beraten voraussetzt. Ein Kommunikationsplan, der auf den Umsetzungsplan des gesamten Projekts abgestimmt ist, kann dies sicherstellen. Die sogenannten Kommunikatoren müssen sicherstellen, dass die richtigen Informationen, zum richtigen Zeitpunkt bei der richtigen Zielgruppe ankommen. Auch die Wahl der Kommunikationsmethoden und Medien spielt eine erhebliche Rolle. Je nachdem wie viele Personen man erreichen möchte und wie hoch das Interesse an den Informationen sein soll, gibt es gewisse Medien und Methoden. Medien können beispielsweise Folgende sein: E-Mails, Aushänge, schwarzes Brett, Artikel oder Mitarbeitermagazine, Betriebsversammlungen und sonstige Events. Methoden können z. B. die Face-to-Face-Methode, Diskussionsrunden, Workshops, u.a. sein. Die Face-to-Face-Methode stellt die wirkungsvollste dar, da die Akteure direkt miteinander kommunizieren und es somit umgehend zu einer Interaktion zwischen den beteiligten Personen kommt.

Auch bei der Kommunikation sind folglich Flexibilität und Individualität die Erfolgsfaktoren. Nicht für jede Phase des Veränderungsprozesses und jede Zielgruppe sind die selben Medien und Methoden effektiv.

Nach der Implementierungsphase geht man über in die Phase der Stabilisierung bzw. in die Phase des „Einfrierens“. Beim Einfrieren geht es jedoch nicht darum stehen zu bleiben, sondern viel mehr darum, die Veränderung mit ihren erarbeiteten Prozessen und neuen Strukturen zu festigen und langfristig in die Unternehmenskultur zu verankern. Dies ist notwendig, um Rückschritte zu alten Verhaltensmustern zu vermeiden und gleichzeitig eine stabile Basis für mögliche Weiterentwicklungen zu schaffen.

Abschließend ist festzuhalten, dass das höchste Ziel eines Veränderungsprozesses darin besteht, die Verwirklichung der Vision bzw. die Erreichung des gewünschten Soll-Zustandes zu erreichen und gleichzeitig das Unternehmen in eine lernende Organisation zu transformieren, die nicht kritisch gegenüber Veränderungen, sondern empfänglich für sie geworden ist.

Quellen:

• Simone Kauffeld, Henrike Schneider: Organisationsentwicklung und -beratung
• Gabriele Zimmermann: Erfolgreiche Gestaltung von Veränderungen
• Dietmar Vahs: Organisation – Ein Lehr- und Managementbuch
• Klaus Doppler, Christoph Lauterburg: Change Management – Den Unternehmenswandel gestalten
• Thomas Lauer: Change Management – Grundlagen und Erfolgsfaktoren
• Gerhild Deutinger: Kommunikation im Change – Erfolgreich kommunizieren im Veränderungsprozess
• Martin Haberzettl, Sandra Schinwald: Erfolgreiches Change Management – Wie Sie Mitarbeiter an Veränderungen beteiligen
• Natascha Zowislo, Heike Schwab: Interne Kommunikation im Veränderungsprozess – Mitarbeiter gezielt informieren und erfolgreich einsetzen