25. August 2015Tags: Keine Kommentare Simon Krüger

Meetings sind ein MUSS im täglichen Arbeitsleben, aber manchmal sind sie unproduktiv und führen zu nichts. Mit unserer zweiwöchigen Serie zeigen wir Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie aus Ihrem nächsten Meeting etwas Produktives mitnehmen können.

Zunächst sollte man als Führungskraft bestimmte Rahmenbedingungen beachten.

Wenn Sie keine Freunde haben, Ihnen niemand sonst zuhört, Sie in Ruhe Kaffee trinken wollen oder sowieso nichts Wichtiges zu tun haben, besuchen Sie doch eines der geschätzten 90 % von Meetings, bei denen auf legale Art und Weise die bezahlte Arbeitszeit verschwendet wird.

Doch erfahrene Besprechungsteilnehmer wissen, dass die Zusammenkunft zum Informationsaustausch oder zur Lösungssuche oft in ineffizientem Bla-Bla und nicht zielführendem Gequatsche endet.

Doch warum scheitern diese eigentlich wichtigen Kommunikationsmittel oft?

Mit großem Abstand auf Platz 1 ist „Keine Zielsetzung und Agenda“. Unter dem Motto „Wir müssen da jetzt mal was machen“ hat die Geschäftsführung willkürlich zusammengerufene Mitarbeiter an einen Tisch gesetzt. Die werden das schon machen. Niemand fühlt sich verantwortlich und alle verlassen mit dem Gefühl, ihre Zeit verschwendet zu haben, den Raum.

Welche Rahmenbedingungen sollten Führungskräfte beachten?

• • Kein Ziel/keine Agenda = kein Meeting!
  • Senden Sie die Agenda zwei Tage vorher an die Teilnehmer, mit der Bitte sich Gedanken zu machen. So sparen Sie im Meeting Zeit, da jeder bereits eine Meinung hat.
  • Laden Sie nur Teilnehmer ein, die etwas beitragen können oder die Informationen benötigen. Sollten Sie mehrere Themen behandeln, geben Sie in der Agenda Zeiten vor und laden Sie die Mitarbeiter nur zu diesen Blöcken ein.
  • Erscheinen Sie pünktlich und fangen auch pünktlich an. Notorische Zuspätkommer werden dem sozialen Druck irgendwann nachgeben und pünktlich sein.
  • Halten Sie sich an den Zeitrahmen.