7. Juli 2015Tags: Keine Kommentare Simon Krüger

In Teil 1, vor zwei Wochen, haben wir Ihnen in die Kommunikationsmatrix eingeführt und zwischen Kommunikationswegen und Kommunikationsebenen unterschieden. Teil 2 beschreibt Anwendungsfälle der Kommunikationsmatrix im Projektalltag.

Kommunikationsmatrix für Prozesse und Schnittstellen

Gerade an Schnittstellen verläuft die Kommunikation oft missverständlich. Zu projektinternen Schnittstellen kommt es immer dann, wenn eine Information eine Fachabteilung in Richtung einer anderen verlässt oder eine Information von einer Fachabteilung in eine andere hereingegeben wird. Von projektexternen Schnittstellen wird gesprochen, wenn Informationen aus der Projektleitung oder dem Projektteam an Dritte, zum Beispiel an Stakeholder, übergeben werden.

Jeder Kommunikationssender und -empfänger erwartet die Informationen anders strukturiert und aufbereitet. Einem Facharbeiter gegenüber, welchem die im Projekt folgenden Arbeitspakete erklärt werden, sprechen Sie Dinge ganz anders an und kommunizieren in einer „anderen Sprache“ als mit dem Auftraggeber, der selbige Informationen erhalten möchte, aber nicht vom Fach ist.

Die Ergebnisse der Prozess- und Schnittstellenplanung innerhalb der Kommunikationsmatrix beschreiben, welche konkreten Personen über welche definierten Werte an den jeweiligen Schnittstellen auf welchem bestimmten Weg miteinander kommunizieren sollen.

Zum Beispiel treffen sich der Leiter Hardware und der Leiter des Rechenzentrumsbetriebs einmal im Monat, um den Fortschritt des Rechenzentrumbaus und der Hardwareneuausstattung zu besprechen.

In der Prozess-Kommunikationsmatrix werden sogenannte „Trigger“ in den Prozess aufgenommen, welche eine Kommunikation auslösen. Beispielsweise wird nach jedem Prozessabschluss eine E-Mail mit Information XY an den Projektleiter gesendet.

Kommunikationsmatrix für Besprechungen und Stakeholder

Besprechungsplanung

Auch eine Übersicht über Besprechungen und Meetings ist Teil der Kommunikationsmatrix. Innerhalb der Besprechungsplanung wird festgelegt, wann ein Meeting mit welchen Personen mit welchem Ziel und Zweck durchgeführt wird.

Dabei gilt das Credo „kein Meeting ohne konkretes Ziel“. Nach dem Festsetzen des Ziels wird überlegt, welche Personen zur Zielerreichung benötigt werden und ob das Meeting einmalig oder in einem bestimmten Turnus wiederholt werden sollte/muss.

Beispiel:

Name:
Stakeholder-Meeting

Teilnehmer:
Projektleiter, Stakeholder

Turnus:
Jeder erste Montag im Monat

Ziel und Zweck:
– Informationen über aktuellen Projektstatus
– Besprechung offener Entscheidungen
– Ausblick über die nächsten Schritte

Stakeholder

Man könnte den Eindruck haben, in vielen Projekten läuft die Stakeholder-Kommunikation nach dem Motto „Miteinander reden? Muss das sein …?“ Doch das frühzeitige Einbinden der wichtigen Stakeholder in das Projekt kann durchaus wertschöpfend und erkenntnisreich sein.

Wenn im Zusammenhang mit Stakeholdern von einer Kommunikationsmatrix gesprochen wird, versteht man darunter die Informationsgewinnung – was möchte der Stakeholder eigentlich wissen? – sowie die Informationssendung – wann möchte der Stakeholder dieses Wissen empfangen?

Darunter fallen folgende Überlegungen:

• • Welche Projektfakten, Werte und Kernbotschaften sollen die Stakeholder jeweils empfangen?
  • Welche Inhalte sollen bestimmte Stakeholder nicht wissen?
  • Welche Medien werden gewählt, um die Informationen zu übermitteln?
  • Wie kann der Prozess weitgehend automatisiert werden?