26. Januar 2016Tags: Keine Kommentare Simon Krüger

Ein Ziel zu definieren ist der wichtigste Schritt zum Projekterfolg. Damit Ihnen dieser Schritt auch gelingt, zeigen wir Ihnen, was Sie beachten müssen.

Zielbereiche im Projektmanagement

Der Projekterfolg steht und fällt mit einer sauberen Zieldefinition. Ist das Ziel zu ungenau formuliert, laufen alle Mitarbeiter in unterschiedliche Richtungen, ist das Ziel zu strikt gefasst, werden mögliche kreative Wege zur Zielerreichung blockiert.

In folgenden Bereichen sollten in jedem Fall SMARTe Ziele gesetzt werden:

Jeder Punkt weist spezifische Fragen auf. Die aufgeführten Fragen sollen helfen, die übergeordneten Punkte zu konkretisieren. Verpacken Sie die jeweiligen Anforderungen eines jeden Punktes in ein bis maximal zwei SMARTe Ziele.

Termine/Zeit

Wann genau soll das Projekt begonnen werden? Wann soll es enden? Was bedeutet das für die einzelnen Arbeitsschritte und Phasen im Projekt? Gibt der Kunde fixe Termine vor, die eingehalten werden müssen oder existieren Vorgaben vom übergeordneten Management?

Ergebnisse/Qualität

Welche Qualität müssen die Projektergebnisse vorweisen? Was gehört zum Leistungsumfang des Projektes und wie muss es beschaffen sein? Wie definieren Sie Qualität und wie definiert der Auftraggeber diese? Welche übergeordneten Ziele will der Auftraggeber durch das Projekt erreichen?

Kosten/Ressourcen

Welches Budget muss ausreichen? Wie kann dieses auf die einzelnen Projektphasen aufgeteilt werden? Wie ist mit internen/externen Ressourcen umzugehen? Welche Ressourcen dürfen in welchem Umfang in Anspruch genommen werden? Welche Grenzen müssen eingehalten werden? In welchem Rahmen dürfen Mitarbeiter und Projektleiter agieren?

Risiken/Vermeidungsziele

Was darf nicht passieren? Was soll vermieden werden? Wie kann das Projektergebnis abgegrenzt werden? Was soll in jedem Fall vermieden werden? Was ist klares Nicht-Ziel des Projektes?

Mitarbeiter/Miteinander

Wie werden die Mitarbeiter eingebunden? Welche Abteilungen sollen was machen? Wie sind der Ton und der Umgang miteinander? Welche Regeln gelten für die Kommunikation?

Der Zielfindungsprozess

Zielfindungsprozess mit SMARTen Zielen bei zwei Partnern

Nicht nur Sie haben Vorstellungen, welche das Projektergebnis betreffen, sondern auch der Auftraggeber. Ein Grund, aus welchem das Pflichten- und Lastenheft erfunden worden ist: das Festhalten der Vorstellungen und Ziele des Kunden sowie der gedachte Weg des Auftragnehmers zur Zielerreichung. Nicht umsonst sind Pflichten- und Lastenhefte oft Grundlage für eine Projektkalkulation und den Projektauftrag.

Leider wird in der Praxis häufig nach der Fixierung des Pflichten-/Lastenhefts aufgehört. Nicht-Ziele, auch Vermeidungsziele genannt, werden in der Regel nicht gesetzt – das Projekt somit nicht klar abgegrenzt. Vermeidungsziele sind, SMART definiert, mindestens genauso nützlich, helfen Sie doch dabei, das Projektergebnis noch klarer abzugrenzen und das Verlaufen in Unwichtigem zu verhindern.

Zielfindungsprozess mit mehreren Personen

Obiges trifft bei Projekten zu, wenn eine einzelne Person den Auftraggeber repräsentiert und Entscheidungen treffen darf. Haben jedoch mehrere Personen etwas zu sagen, wird der Zielfindungsprozess zwangsweise schwieriger.

Folgende Situation: Die Geschäftsführung möchte pro Monat 20.000 Verkäufe eines bestimmten Produktes realisieren. Der Aufsichtsrat hat eine Analyse in Auftrag gegeben, deren Ergebnis besagt, dass eine Marktsättigung bei bereits 10.000 Verkäufen/Monat auftritt. Das Controlling sieht vor, dass für die avisierte Anzahl an Verkäufen maximal 10% des generierten Umsatzes wiederum in Marketingmaßnahmen fließen darf, um den Verkauf weiter anzukurbeln. Außerdem kann der Chef der Personaleinsatzplanung höchstens zwei Mitarbeiter aus laufenden Projekten abziehen – und das auch nur unter Vorbehalt… Da ist das Dilemma!

Eine belastbare Zieldefinitionsfindung ist ein mehrstufiger, iterativer und genau zu prüfender Prozess, dessen Ergebnis der kleinste gemeinsame Nenner mehrerer Personen ist. Theoretisch heißt das: Ein gemeinsames Ziel ist nicht gefunden, solange nicht alle faulen Kompromisse beseitigt sind.

Zielfindungsprozess in komplexen Gebilden

Nicht jedes Ziel lässt sich „mal eben“ auf einen Nenner bringen und umschreiben, gerade in komplexen Gebilden – beispielsweise, wenn bei internationalen Projekten mehrere Gesetzgebungen der einzelnen Staaten aufeinander einwirken, einander ausschließen oder massive Risiken auftreten können.

In der Vergangenheit haben sich zwei Modelle herauskristallisiert:

(1) Wir versuchen alles zu beschreiben und zu definieren, dies endet jedoch meist im Komplexitätsdesaster aus lauter Anforderungen, Regeln und umständlichen Prozessen.

(2) Ein Kick-Off nach dem Motto „fangen wir einfach mal an, der Rest ergibt sich“. Beide Modelle enden in einer Vielzahl der Fälle jedoch leider nicht mit der Erreichung des Projektziels.

Als hilfreich hingegen hat es sich erwiesen, grobe Phasen zu definieren und diese wiederum in einzelne Zielsetzungsbereiche zu gliedern, quasi Meilensteine hin zum Ziel.

SMARTe Ziele – Teil 1

SMARTe Ziele – Teil 2

SMARTe Ziele – Teil 3