20. April 2015Tags: Keine Kommentare Simon Krüger

Die Terminplanung/Zeitplanung ist die Planung, die Arbeitspakete/Vorgänge, Stichtage und Meilensteine zeitlich sinnvoll anzuordnen. Dazu gehört nicht nur eine logische Vorgänger/Nachfolgerbeziehung, sondern auch das Setzen von frühesten Start-/Endterminen und spätesten Start-/Endterminen der einzelnen Pakete.

Dabei stellen sich die Fragen:

• Muss die vorhandene Gesamtzeit auf alle Arbeitspakete aufgeteilt werden, oder addiert sich die Zeit aller Arbeitspakete zur Gesamtzeit?
• Welche Puffer sind nötig und welche möglich?
• Welche Vorgänge bilden den kritischen Pfad?
• Welche Arbeitspakete/Vorgänge sind termingebunden?

Um nicht den Überblick zu verlieren, hier die Top 10 Tipps zur Zeitplanung, oder auch: Was wir am häufigsten nicht bedacht.

1. Urlaubszeiten einplanen!

   Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit den geplanten Urlaub in eine zentrale Kartei einzutragen, auf die jeder Zugriff hat. Viele Zeiterfassungs-Softwares bieten diese Möglichkeit bereits. Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, die Urlaubsplanung frühestmöglich einzureichen, um Planungssicherheit zu gewährleisten.

2. Feiertage nicht vergessen!

   Sollten Sie nicht bereits über eine Projektmanagementsoftware verfügen, welche Feiertage automatisch überspringt, achten Sie in Ihrer Projektplanung auf gesetzliche Feiertage in Ihrem Bundesland, aber auch auf die Feiertage in anderen Bundesländern. Sollten beispielsweise Meetings/Telefon- oder Videokonferenzen stattfinden, wäre es suboptimal wenn ihr Meeting Partner aufgrund von regionalen Feiertagen nicht da wäre.

   Sollten Sie internationale Projekte steuern, lassen Sie sich eine Liste der Feiertage der anderen Länder geben und beachten Sie diese in Ihrer Planung.

3. Rechnen Sie „inaktive Zeiten“ ein.

   Ein normaler Arbeitstag wird meist mit acht Stunden gebucht, das Projektteam arbeitet aber nicht durchgehend 8 Stunden. Planen Sie Zeiten zum Kaffee holen, Pinkelpausen, Flurfunk/Kollegen-Smalltalk etc. ein um nicht in Verzug zu gelangen.

4. Zeitplanung als wiederkehrende Aufgabe ansehen.

   Wissen Sie noch genau was Sie heute vor zwei Wochen den gesamten Tag geschafft haben und was Sie eigentlich schaffen wollten? So verhält es sich auch in Ihrer Planung: Es kommen unverhoffte Sachen und dringende Aufgaben die eine höhere Priorität haben als Projektaufgaben dazwischen. Daher nehmen Sie sich die Zeit um Ihre Zeitplanung dauerhaft anzupassen.
   Sie sollten mindestens einmal die Woche Ihre Zeitplanung aktualisieren – auch um negativen Trends direkt entgegen wirken zu können.

5. Führen Sie mit gutem Beispiel.

   Wenn Sie sich selber nicht an Termine, Deadlines oder Absprachen halten – warum sollte es Ihr Team tun? Sie führen und setzen damit die Teamkultur, wie miteinander und wie mit Absprachen umgegangen wird. Lassen Sie ihre Mitarbeiter spüren, dass Zeiten einzuhalten sind, tun Sie es aber bitte auch selber für Ihre Aufgaben und Absprachen gegenüber anderen.

6. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, warum Sie nachhaken was geschafft wurde und was nicht.

   Erinnern Sie sich zurück. Wie haben Sie sich gefühlt, als Ihr damaliger Vorgesetzter wissen wollte, was Sie alles gemacht und geschafft haben – und was nicht? Fragen Sie oft nach, welcher Stand das derzeitige Arbeitspaket hat, aber erklären Sie warum Sie dies tun. Ansonsten erreichen Sie nur geschönte Informationen, da Ihre Mitarbeiter denken, die Angaben könnten gegen sie verwendet werden.
   Erklären Sie, dass Sie ohne wahrheitsgemäße Angaben nicht in der Lage sind Zeiten und Ressourcen zu planen und das Projekt  ernsthaft gefährdet werden kann.

7. Halten Sie die Planung einfach!

   Setzen Sie Pufferzeiten wo es geht um es einfach zu gestalten Aufgaben einzufügen. Ob sich diese im Laufe des Projektes ergeben oder vergessen wurden – das Einfügen von neuen Arbeitspaketen/Vorgängen sollte nicht das ganze Projekt den Bach runter gehen lassen.

8. Planen Sie Krankheitsausfälle ein.

   Jeder wird mal krank, schlechtesten Falls natürlich dann, wenn derjenige Mitarbeiter in Ihrem Projekt gebraucht wird. Setzen Sie auf einen Plan B – ob Outsourcing oder einen anderen fähigen Mitarbeiter.

9. Machen Sie Ihre Planung online.

   Dann haben ihre Mitarbeiter keine Ausreden mehr die Zeiterfassung nicht zu führen, oder die Urlaubsplanung nicht einzureichen. Denn in das Internet wird der Mitarbeiter auf jeden Fall können.

10. Nutzen Sie Reportings.

    In den Reportings sehen Sie welche Aufgaben erledigt wurden und welche noch fehlen. Außerdem können Sie erkennen welche Mitarbeiter wie lange für bestimmte Arbeitspakete/Vorgänge gebraucht haben. Zweites hilft Ihnen ungemein wenn ein ähnliches Projekt geplant werden muss, um Zeitvorgaben noch besser einschätzen zu können.